Loading...
HomeMy WebLinkAbout02-23-2015 Council Work Session MinutesCity Council Work Session February 23, 2015 Page 1 MINUTES OF THE  ORONO CITY COUNCIL WORK SESSION  February 23, 2015  5:00 o’clock p.m.  ________________________________________________________________________________    PRESENT: Mayor Lili Tod McMillan, Council Members Jim Cornick, Jr., Lizz Levang, Aaron Printup,  and Dennis Walsh.  Representing Staff were City Administrator Jessica Loftus, Finance Director Ron  Olson, Senior Planner Michael Gaffron, City Planner Melanie Curtis, Public Works Director/City  Engineer Adam Edwards, Police Chief Correy Farniok, City Attorney Soren Mattick, and City Clerk  Diane Tiegs      1. Street Funding Discussion (moved to accommodate residents present for the discussion)  a. Baldur Park Road Improvements  Public Works Director/City Engineer Adam Edwards reported that the Baldur Park Road is  in need of being rebuilt and it is timely to use FEMA funds from the flooding damage that  occurred to that road.  The initial estimate for rebuilding the road is $223,917 with $59,223  available in FEMA funds that can be used towards that project. The City has 18 months to  make use of the FEMA funds for the flooding repairs.  The timeline for this project is to  present a proposal to Council for approval during a March Council meeting, award the  contract in May with construction completed by October 2015.      Council discussed the curb and gutter portion of the quote request.  Edwards stated the  soil is poor and by installing curb and gutter it will assist with drainage.  He also noted that  curb and gutter were added to the quote because of a petition received from residents in  that area.      Council discussed additional signage imposing tougher weight restrictions to conserve the  roadway. Edwards stated seasonal weight restrictions of 4 ton are in effect annually each  spring from mid March to mid May.  The road is primarily used by the residents and the  stringent restrictions would affect the resident’s services for their garbage or occasional  projects that require heavier truck delivery.     Edwards will contact Bolton & Menk to prepare an engineering proposal to be presented at  a March Council meeting. Printup would like axel weight limits included in the report.      b. Watertown Road  Watertown Road shares a boundary between the cities of Orono and Long Lake.  Long Lake  is considering a full reconstruction that will include utility replacement on the portion of  Watertown Road located between Brown Road and Willow Drive in 2016.  The City of Long  Lake has approached Orono with a proposal to consider a joint project.  Long Lake would  lead the project with Orono participating in a joint financial arrangement.  Orono is  City Council Work Session February 23, 2015 Page 2 currently responsible for 29.5% of that roadway.  The Orono City Council suggests using  reclamation costs as a basis for the cost sharing.  The consensus was to move forward with  the next steps.    2. Code Enforcement Discussion   City Attorney Soren Mattick reviewed pro‐active code enforcement.  Criminal code violation  complaints sent to his office are usually misdemeanor and currently there are three or four  cases to process.      The judicial process could be replaced by a course of action currently used by the City of  Burnsville.  Their process is that the initial property inspection has no fee but the City charges  the property owner inspection fees which increase for each subsequent inspection.  If the fees  are not paid according to Statute 429 municipalities can do a special assessment to the  property taxes.      Code violations are difficult to enforce and judges do not want to spend their time on these  types of citations.  Walsh wants Staff to act immediately if they become aware of violations.   Council Member Printup is uncomfortable with proactively seeking code violation issues.      Planning and Zoning is reviewing City Code language to address City Codes that may need  amendments or revisions.  Council agreed the re‐inspection fee charge used by the City of  Burnsville is good model and allows the City authority to assess fees that are not paid.      Planning and Zoning will prepare a draft for Council review of the proposed inspection fees  using the City of Burnsville’s model.   Council also discussed that senior citizens may need  assistance should a City Code violation be rendered.      3. Prosecuting Attorney   Police Chief Farniok presented background information on the City’s current Prosecuting  Attorney Services from Ken Potts.  Both Mound and Minnetonka Beach use the same  prosecuting attorney which makes prosecuting violations more efficient.  Walsh feels that the  City has not been served well by the current prosecuting attorney.  Council Member Cornick  stated that having served as an Orono Police Officer he has found Attorney Potts’ services to  be thorough and outstanding. Farniok reminded the group that the prosecuting attorney  represents the City’s best interest not the resident that has been charged.  After further  discussion Council decided that Prosecuting Attorney Potts should attend Council meetings to  present updates once or twice a year and the Police Advisory Commission would discuss  prosecuting services.      4. Wellhead Protection Ordinance   Walsh requested more discussion on the Wellhead Protection Ordinance.  Loftus stated that  the Wellhead Protection Ordinance was acted on at the February 9, 2015 Council meeting.   City Council Work Session February 23, 2015 Page 3 The Ordinance was approved with a vote of 3 ayes and 2 nays. Walsh said he perceives this as  a property rights issue.      Attorney Mattick researched the legal side and reviewed the State statutes. The MN  Department of Health supports city regulation of wells to prohibit new private wells from  being installed if public water supply service is available.  This reduces the possibility of  contaminants finding their way into the City water supply.      Edwards spoke to why communities are limiting private wells.  He reviewed the City’s  approved Wellhead Protection Program including education and code practices.  Mayor  McMillan stated that the City has an investment in the City’s utility infrastructure and the  Ordinance is in place to protect that infrastructure and the water source.  Navarre has 12 wells  versus 400 homes that are currently serviced.  Citizens with wells can continue to use their  wells until they fail.  The Ordinance can be amended at a later date should a problem arise.   Cornick stated that the Council needs to work together and this Ordinance was approved,  should stand as approved, and move forward.    5. Public Input at City Council Meetings   Clarification was requested on the agenda form that addresses public input at the Council  meetings. After Council discussion there was consensus that the wording would be:   The public is invited to address the Council regarding any item on the regular agenda when it  comes up for discussion.  If your topic is not on the agenda, you may speak during the Public  Comments section.    6. Imaging Project  City Clerk Tiegs provided Council with an update on the Laserfiche software.  She requested  support for document scanning.  Council discussed posting the part time position on the City  website.    7. Future Work Session Topics  Walsh requested that cell tower leases be added to a future work session agenda for  discussion.  Mayor McMillan stated roads are a priority for discussion at the March work study  session.     8. Adjournment 6:58 p.m.    ATTEST    ___________________________________  ____________________________________  Diane Tiegs, City Clerk     Lili Tod McMillan, Mayor